грантополучателям
Победителю конкурсов
В письме указываются руководители и исполнители работ, являющиеся контактными лицами при взаимодействии организации-исполнителя с Дирекцией, Минобрнауки России и организацией-монитором, а также другие лица, уполномоченные получать в Дирекции экземпляры документов организации-исполнителя (в этом случае письмо заменяет доверенность)
Копия доверенности на представителя организации-исполнителя, уполномоченного подписывать государственный контракт (соглашение о предоставлении субсидии). При отсутствии в доверенности указания должности уполномоченного сотрудника необходимо также предоставить выписку из приказа о назначении на должность
Сведения о применении организацией упрощенной системы налогообложения (уведомление ИФНС, информационное письмо ИФНС)
Общая информация о составе документации, передаваемой в Дирекцию для подписания
контракта
субсидии
с разделом конкурсной
документации «Порядок подписания
соглашения»
Общий порядок подготовки и согласования проектов государственных контрактов
контракта
Обеспечение исполнения государственного контракта предоставляется в виде залога путем перечисления денежных средств на соответствующий счет Минобрнауки России, указанный в конкурсной документации, либо в виде безотзывной банковской гарантии
Документы, подтверждающие предоставление обеспечения исполнения государственного контракта, и подтверждение добросовестности должны быть переданы в Дирекцию в течение 10 дней с момента размещения в единой информационной системе протокола рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе (44-ФЗ, ст. 54, часть 3). Если обеспечение предоставляется в виде банковской гарантии, то она должна быть внесена в реестр банковских гарантий в указанный срок
В случае снижения цены государственного контракта на 25% и более следует руководствоваться положениями частей 1–3 ст. 37 44-ФЗ. Форма предоставления сведений, подтверждающих добросовестность, представлена в конкурсной документации
Предварительное согласование проекта государственного контракта происходит в Системе экспертиз. Сотрудник Дирекции на основе заявки организации – победителя конкурса формирует 1-ю версию проекта и размещает ее в Системе экспертиз. Ответственные сотрудники Минобрнауки России, организации-монитора и Дирекции формируют замечания к текущей версии проекта. Организация-победитель на основе полученных замечаний вносит в текст проекта необходимые поправки и присылает файл проекта в формате DOC на эл. почту ответственного сотрудника Дирекции
Для того чтобы видеть информацию о государственном контракте в Системе экспертиз, руководитель и/или заместитель руководителя работ должны быть зарегистрированы в этой системе в соответствующей роли (иметь учетные записи)
Для подписания со своей стороны и передачи Заказчику победитель использует текст государственного контракта, полученный от ответственного сотрудника Дирекции по эл. почте в виде файла формата PDF
Если конкурс проводился в форме электронного аукциона, победитель должен в качестве окончательного варианта использовать файл государственного контракта, размещенный Заказчиком на эл. площадке, которая использовалась для организации конкурсных процедур, после подписания этого варианта электронной цифровой подписью Заказчика
Весь документооборот в процессе подписания и исполнения государственного контракта в рамках программ, организационное сопровождение которых осуществляет Дирекция, производится только через секретариат Дирекции (за исключением особых случаев)
Предварительное согласование проекта соглашения о предоставлении субсидии происходит в Системе экспертиз. Сотрудник Дирекции на основе заявки организации – победителя конкурса формирует 1-ю версию проекта соглашения и размещает ее в Системе экспертиз. Ответственные сотрудники Минобрнауки России, организации-монитора и Дирекции формируют замечания к текущей версии проекта соглашения. Организация-монитор в процессе взаимодействия с победителем конкурса формирует окончательный вариант технического задания (требований к выполняемым работам), плана-графика и присылает файл проекта соглашения в формате DOC на эл. почту ответственного сотрудника Дирекции
Для того чтобы видеть информацию о соглашении в Системе экспертиз, руководитель и/или заместитель руководителя работ должны быть зарегистрированы в этой системе в соответствующей роли (иметь учетные записи)
Согласованный с организацией-монитором проект соглашения отправляется на согласование Минобрнауки России в системе «Электронный бюджет» (https://ssl.budgetplan.minfin.ru/), где после его согласования Получатель субсидии должен подписать Соглашение со своей стороны
Предварительное согласование проекта государственного контракта, проекта соглашения о предоставлении субсидии и отчетной документации происходит в Системе экспертиз
Для того чтобы видеть информацию о соглашении в Системе экспертиз, сотрудник организации-исполнителя должен быть зарегистрирован (иметь учетную запись) в этой системе. Для одного государственного контракта/соглашения о предоставлении субсидии предусмотрено две роли (активные учетные записи) – руководитель и заместитель руководителя работ
С процессом регистрации можно ознакомиться здесь
Регистрация в качестве руководителя или заместителя руководителя работ происходит абсолютно одинаково. Назначение на соответствующую роль по окончании процедуры регистрации производится ответственным сотрудником Дирекции
Для замены руководителя работ перед процедурой регистрации нового руководителя необходимо направить в Дирекцию письмо о произошедшей замене
Грантополучателю/Исполнителю
-
Порядок согласования и передачи
Заказчику отчетной документации-
Подготовка и согласование разработанной отчетной документации осуществляются в соответствии с требованиями государственного контракта и нормативной документации Заказчика
Предварительное согласование и экспертиза отчетной документации осуществляются в Системе экспертиз. Для успешного выполнения этого этапа в Системе экспертиз должен быть размещен полный комплект файлов отчетной документации, а также заполнены электронные формы отдельных документов, если это предусмотрено конфигурацией системы представления отчетной документации в рамках конкретной Программы
Исполнитель должен самостоятельно планировать сроки размещения электронной версии отчетной документации в Системе экспертиз и исправления полученных замечаний с учетом указанного в государственном контракте срока представления отчетной документации Заказчику
Отчет о достижении значений индикаторов и показателей формируется в Системе экспертиз путем заполнения специальной электронной формы с учетом имеющихся в указанной форме комментариев и подсказок. Документация, подтверждающая достигнутые значения индикаторов, размещается на вкладке «Файлы» вместе с отчетом о выполненных работах
Ознакомиться с деталями работы в Системе экспертиз можно с помощью кнопки «Справка», расположенной в верхней правой части любого окна системы
-
Передача Заказчику бумажного экземпляра отчетной документации и прилагаемых электронных носителей осуществляется путем доставки отчетной документации в секретариат Дирекции до окончания соответствующего срока, указанного в государственном контракте. Электронные файлы, соответствующие этому экземпляру, должны быть размещены в Системе экспертиз
В зависимости от хода процесса согласования бумажный экземпляр может быть передан в Дирекцию в указанных ниже составах
- отчетная документация, копия заключения организации-монитора без замечаний
- отчетная документация, копия заключения организации-монитора с замечаниями на предыдущую версию, справка об устранении замечаний
Если позволяет время, то необходимо дождаться появления заключения организации-монитора на 2-ю версию отчетной документации, так как наличие такого заключения является обязательным условием для приемки выполненных работ. Поскольку заключение организации-монитора может быть дано либо на 1‑ю версию без замечаний, либо на 2-ю с замечаниями/без замечаний, то под предыдущей версией отчетной документации следует понимать 2-ю версию, на которую дано заключение с замечаниями. Справка об устранении замечаний должна содержать либо факт согласия с замечанием и описание способа его устранения, либо факт несогласия с замечанием и аргументированное обоснование этого несогласия
-
Состав отчетной документации
В общем виде в состав отчетной документации входят следующие документы
- отчет о выполненных работах – оформляется в соответствии с требованиями государственного контракта, за основу структуры может быть взят ГОСТ 7.32-2001; отчет должен быть сброшюрован способом, соответствующим его объему; рекомендуемый объем каждого тома – не более 400 страниц
- письмо – представление отчетной документации адресуется руководителю департамента-заказчика Минобрнауки России
- аннотация/резюме проекта (резюме проекта формируется в Системе экспертиз путем заполнения специальной электронной формы с учетом имеющихся в указанной форме комментариев и подсказок)
- отчет о достижении заданных значений индикаторов и показателей проекта
- презентация результатов выполнения работ в редакторе Microsoft PowerPoint (или аналогичном) и на бумажном носителе
- акт приемки исполненных обязательств (акт комиссии)
- акт сдачи-приемки исполненных обязательств (финансовый акт)
- прочие материалы – копии документов, подтверждающих достигнутые значения индикаторов и показателей, копия доверенности (заверенная организацией-исполнителем), образцы продукции, медиаматериалы и т.д.
ВНИМАНИЕ! Запрещается использовать сгенерированные Системой экспертиз акты в качестве окончательных документов. Сгенерированные на основе заполненных электронных форм файлы актов в формате DOC необходимо сохранить на компьютер и отредактировать в части указания адекватных данных во всех разделах и элементах
-
Приемка выполненных работ/этапов работ
Приглашение исполнителей работ по проекту на заседание комиссии Минобрнауки России осуществляет заблаговременно секретарь комиссии по доступным адресам электронной почты с указанием места и времени проведения комиссии
Исполнитель должен подготовить и представить на заседании комиссии презентацию результатов выполненных работ с элементами инфографики в бумажном и/или электронном виде по согласованию с секретарем комиссии
-
Уменьшение/замена обеспечения исполнения государственного контракта
В соответствии с частью 7 статьи 96 Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ в ходе исполнения контракта поставщик (подрядчик, исполнитель) вправе предоставить Заказчику обеспечение исполнения контракта, уменьшенное на размер выполненных обязательств, предусмотренных контрактом, взамен ранее предоставленного обеспечения исполнения контракта. При этом может быть изменен способ обеспечения исполнения контракта. В этом случае исполнитель должен направить Заказчику письмо с соответствующей просьбой, приложив копии подписанных актов сдачи-приемки исполненных обязательств по завершившимся этапам
В случае оформления новой банковской гарантии ее текст предварительно должен быть согласован с Дирекцией
-
-
Порядок согласования и представления
Минобрнауки России отчетной документации-
Подготовка, согласование и представление Минобрнауки России разработанной отчетной документации осуществляются в соответствии с положениями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии и «Порядка оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014–2020 годы» (далее – Порядок, Соглашение, Программа)
Подготовка отчетности о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта, а также документации, подтверждающей эти значения, осуществляется в соответствии с требованиями «Методических указаний по оформлению отчетной документации и документации процедуры оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014–2020 годы»
Предварительное согласование и экспертиза отчетной документации осуществляются в Системе экспертиз. Для успешного выполнения этого этапа в Системе экспертиз должен быть размещен полный комплект документов, предусмотренных Порядком
Ознакомиться с деталями работы в Системе экспертиз можно с помощью кнопки «Справка», расположенной в верхней правой части любого окна системы
-
Формирование и представление отчетной документации осуществляются Получателем в Системе экспертиз путем размещения PDF-копий подписанных и заверенных печатью отчетных документов или в форме документов, подписанных электронной подписью. Научно-техническая документация, подтверждающая выполнение плана-графика исполнения обязательств и требований технического задания Получателями, размещается в виде PDF-копий подписанных и заверенных печатью отчетных документов или в форме документов, подписанных электронной подписью
Заключение организации-монитора может быть дано либо на 1-ю версию без замечаний, либо на 2-ю с замечаниями/без замечаний. При размещении 2-й версии отчетной документации необходимо дождаться появления заключения организации-монитора на 2-ю версию, так как наличие такого заключения является обязательным условием для приемки выполненных работ. В случае если дано заключение организации-монитора на 2-ю версию с замечаниями, то под предыдущей версией отчетной документации следует понимать 2-ю версию, на которую дано заключение с замечаниями. Справка об устранении замечаний должна содержать либо факт согласия с замечанием и описание способа его устранения, либо факт несогласия с замечанием и аргументированное обоснование этого несогласия
-
Состав отчетной документации
В общем виде в состав отчетной документации входят следующие документы
- отчет о ПНИЭР (ПНИ, научных исследованиях и т.д.) – оформляется в соответствии с ГОСТ 7.32-2017 (для подготовки и оформления промежуточных и заключительных отчетов разработаны рекомендации по оформлению отчетов по Соглашениям
- разработанная в соответствии с требованиями технического задания и плана-графика техническая и отчетная (отчет о патентных исследованиях, аннотированный отчет, отчет о составной части ПНИ/ПНИЭР и т.д.) документация
- письмо – представление отчетной документации адресуется представителю Минобрнауки России, уполномоченному подписывать акты о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии
- резюме проекта
- аналитическая справка с приложениями
- отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является грант
- отчет о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта
- ведомость соответствия результатов выполнения проекта техническому заданию на выполнение работ – документ готовится только на заключительном этапе
- акт оценки исполнения обязательств (акт комиссии)
- акт о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии (финансовый акт)
- прочие материалы – копии документов, подтверждающих достигнутые значения индикаторов и показателей, копия доверенности (заверенная организацией-получателем), копии регистрационных карт НИОКТР, ИКРБС, ИКР, ИКСПО, ИКД и т.д.
ВНИМАНИЕ! Запрещается использовать сгенерированные Системой экспертиз акты в качестве окончательных документов. Сгенерированные на основе заполненных электронных форм файлы актов в формате DOC необходимо сохранить на компьютер и отредактировать в части указания адекватных данных во всех разделах и элементах
-
Оценка исполнения обязательств по проекту/этапу проекта
Приглашение исполнителей работ по проекту на заседание комиссии Минобрнауки России осуществляет заблаговременно секретарь комиссии по доступным адресам электронной почты с указанием места и времени проведения комиссии
Исполнитель должен подготовить и представить на заседании комиссии презентацию результатов выполненных работ по стандартной утвержденной форме в электронном или бумажном виде по согласованию с секретарем комиссии
-
Представление отчетности в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет» (далее – ГИИС «Электронный бюджет»)
Подготовка, согласование и представление отчетности в ГИИС «Электронный бюджет» осуществляются в соответствии с положениями соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии и «Порядка оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении из федерального бюджета гранта в форме субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014–2020 годы»
В ГИИС «Электронный бюджет» размещаются следующие отчетные формы
- отчет о расходах, источником финансового обеспечения которых является грант (отчет в формате PDF, содержащий подписи и печать Получателя, сформированный в sstp.ru по форме приложения № 4 к Соглашению за отчетный год)
- отчет о достижении значений показателей результата(ов) использования гранта (отчет в формате PDF, содержащий подпись и печать Получателя, сформированный в sstp.ru по форме 6 за отчетный год)
- акт о выполнении условий предоставления гранта в форме субсидии (акт в формате PDF, содержащий подписи обеих сторон Соглашения)
Обращаем внимание на сроки размещения указанных отчетов в ГИИС «Электронный бюджет»: в течение 2 рабочих дней с даты подписания акта о выполнении условий предоставления гранта
-
Изменение отдельных положений Соглашения о предоставлении гранта в форме субсидии
Изменение отдельных положений Соглашения (изменение индикаторов, изменение состава и порядка выполнения работ) осуществляется только при наличии письменного решения Минобрнауки России и заключенного на его основании дополнительного соглашения
Для инициирования изменений необходимо направить на имя уполномоченного представителя Минобрнауки России (подписавшего Соглашение) письмо на фирменном бланке организации с изложением и подробным обоснованием этих изменений с приложением в виде соответствующей части Соглашения в новой редакции
-
-
Изменение/уточнение платежных реквизитов и сведений о представителях необходимо производить путем представления в Дирекцию типовых писем с обновленной информацией в виде печатного оригинала и скана, отправленных на эл. почту сотруднику отдела сопровождения проектов
В случае изменения названия организации, реорганизации, изменения КПП необходимо предоставить в Дирекцию копии следующих документов, сопровождающих данные изменения
- устав
- выписка из ЕГРЮЛ
- лист записи в ЕГРЮЛ о внесении изменений
- лист записи о снятии с налогового учета
- лист записи о прекращении деятельности юр. лица
- лист записи о регистрации юр. лица
- приказ головной организации/ведомства
Копии предоставляются в эл. виде (цветные сканы в виде файлов формата PDF) на эл. почту сотруднику отдела сопровождения проектов для подготовки дополнительного соглашения. После получения от сотрудника отдела согласованного варианта дополнительного соглашения организация подписывает его со своей стороны в указанном количестве экземпляров и передает в Дирекцию вместе с заверенными организацией-исполнителем копиями необходимых документов. В случае смены руководителя организации необходимо предоставить копии следующих документов
- приказ головной организации/ведомства
- решение собственника
- выписка из ЕГРЮЛ
Регистрация
руководителя работ
Для того чтобы видеть информацию о соглашении в Системе экспертиз, сотрудник организации-исполнителя должен быть зарегистрирован (иметь учетную запись) в этой системе. Для одного государственного контракта/соглашения о предоставлении субсидии предусмотрено две роли (активные учетные записи) – руководитель и заместитель руководителя работ
Важно, чтобы адреса эл. почты, привязанные к учетной записи, были действующими и регулярно используемыми. На эти адреса приходят важные для исполнителей работ информационные сообщения Дирекции и служебные сообщения Системы экспертиз о смене статуса проекта контракта (соглашения)/отчетной документации или о размещении заключений на отчетную документацию. При регистрации необходимо указывать полное имя, должность и место работы, контактную информацию
Регистрация в качестве руководителя или заместителя руководителя работ происходит абсолютно одинаково. Назначение на соответствующую роль по окончании процедуры регистрации производится ответственным сотрудником Дирекции
Для замены руководителя работ перед процедурой регистрации нового руководителя необходимо направить в Дирекцию письмо о произошедшей замене
Система экспертиз доступна в сети Интернет по адресу https://sstp.ru/
Если вы уже заполняли отчетные формы в информационной системе, введите свой логин и пароль, перейдите на вкладку «Контракты». Здесь вы увидите список контрактов, по которым вы являетесь руководителем работ. Если в этом списке отсутствуют контракты, по которым проводятся работы в текущем году, вам необходимо выйти из системы, вновь перейти по адресу https://sstp.ru/ и нажать на ссылку «Запросить права доступа». В появившейся форме выберите способ саморегистрации «Регистрация руководителя работ по контракту» и введите текст, приведенный на картинке слева. Затем выберите способ запроса «Запрос доступа для зарегистрированного пользователя», введите ваш логин и пароль, в поле «Код авторизации» укажите номер вашего контракта. Затем необходимо нажать на кнопку «Запросить права доступа»
Если вы не работали в системе, вам необходимо зарегистрироваться в ней. Для этого воспользуйтесь формой регистрации — нажмите на ссылку «Запросить права доступа». В появившейся форме выберите способ саморегистрации «Регистрация руководителя работ по контракту» и введите текст, приведенный на картинке слева. Затем выберите способ запроса «Регистрация нового пользователя», в поле «Код авторизации» укажите номер вашего контракта. Нажмите на кнопку «Запросить права доступа». Далее заполните предлагаемую анкету руководителя работ по контракту. В качестве логина и пароля вы можете использовать любые сочетания букв и цифр. Не регистрируйтесь в системе более одного раза
Если вы регистрируетесь в системе или запрашиваете регистрацию в новом контракте, внесенные вами данные будут проверены сотрудниками Дирекции. Если внесенные данные окажутся корректными, то вы получите уведомление об этом по указанному вами адресу электронной почты, после чего сможете войти в систему, используя указанные при регистрации логин и пароль. До момента подтверждения данных доступ в систему закрыт. После получения доступа в систему обязательно ознакомьтесь с инструкцией, которую можно открыть с помощью ссылки «Инструкции» (в левой колонке – пиктограмма в виде книги над строкой «Поиск по наименованию»). После ознакомления с инструкцией вы можете начинать работать в системе. Напоминаем, что вносимые вами в информационную систему данные должны точно соответствовать представляемым бумажным версиям отчетных документов
Вопросы по регистрации и работе системы, ответы на которые не удается найти в инструкции, можно направить в Дирекцию по эл. почте: contract@fcntp.ru